Booking note là gì ? Tìm hiểu chi tiết về Booking note trong xuất nhập khẩu
Booking note là gì – Trong lĩnh vực vận tải, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, nhà xuất nhập khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ để việc thông hành hàng hóa của mình dễ dàng và thuận lợi hơn. Và một trong số những giấy tờ cần thiết trong quá trình vận tải hàng hóa chính là Booking note. Nếu bạn là người làm việc trong ngành hàng hải chắc đã từ nghe và biết sơ lược về cụm từ này.
Do đó, để bạn hiểu rõ hơn về Booking note là gì ? Quy trình lấy Booking note từ các hãng tàu như thế nào? Và các lưu ý quan trọng cần quan tâm khi lấy Booking note. Tất tần tật những thông tin về Booking note sẽ được chúng tôi đề cập trong bài viết sau đây. Theo dõi để có thêm những thông tin hữu ích cho mình nhé.
Booking note là gì
Để hiểu được Booking note là gì ? Trước tiên bạn phải phân tích rõ cụm từ này.
Booking: Là thao tác đặt chỗ mà chủ hàng sẽ là người đứng ra đặt chỗ với các hãng tàu, đây sẽ là cách giúp chủ hàng có thể giữ được một vị trí cho hàng hóa của mình khi gửi hàng bằng tàu vận chuyển. Thông thường quá trình booking sẽ được Forwarder đảm nhận, thông qua việc họ liên lạc và lấy thông tin trực tiếp từ các hãng tàu hoặc airline.
Việc booking không quá khó khi thực hiện, tuy nhiên để tìm được tàu phù hợp và book tàu đúng thời điểm bạn cần thì điều bạn cần làm là phải tìm hiểu trước khi book. Do đó, mà hầu hết các nhà xuất khẩu sẽ giao công việc này cho một Forwarder để thuận tiện hơn trong quá trình thực hiện booking.
Note: Chính là việc ghi chút một điều gì đó.
Vậy Booking note là gì? Được hiểu một cách đơn giản là việc ghi chép lại việc đặt chỗ hãng tàu của chủ hàng để vận chuyển hàng hóa. Booking note còn được hiểu là Việc lưu khoang/Giấy lưu cước.
Khi doanh nghiệp thực hiện thuê tàu để vận chuyển hàng hóa thì quá trình thuê này còn được gọi là lưu khoang. Sau đó chủ hàng và người đại diện từ phía hãng tài sẽ làm việc cùng nhau để lập một đơn lưu khoang còn được gọi là Booking note để giữ chỗ trên tàu.
Quy trình lấy Booking note từ các hãng tàu
Quá trình lấy Booking note có thể tự mình thực hiện hoặc thông qua forwarder. Thông thường cách làm phổ biến và được nhiều doanh nghiệp áp dụng là thực Booking note thông qua forwarder. Do đó quy trình lấy Booking note sẽ được thực hiện như sau:
Bước 1:
Sau khi chủ hàng đã chuẩn bị đầy đủ hàng hóa để xuất khẩu, chủ hàng sẽ trực tiếp liên hệ với các forwarder để thực hiện quy trình booking tàu cho hàng hóa của mình. Khi liên hệ, chủ hàng phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết bao gồm: cảng đi, cảng đến, số lượng, loại cont, ngày dự định đi, yêu cầu về chỗ cấp cont, rỗng- hạ cont, về free time cảng đi cảng đến… các thông tin này sẽ giúp cho quá trình booking được dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Sau khi có đầy đủ các thông tin cần thiết forwarder sẽ liên hệ với các hãng tàu để lựa chọn chuyến tàu phù hợp đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Khi chọn được tàu đơn vị sẽ liên hệ với bên hãng tàu và bên khách hàng để thống nhất mức giá cước và thực hiện gửi booking request đến các hãng tàu để đặt chỗ.
Bước 2:
Khi nhận được thông tin booking request hãng tàu sẽ tiến hành kiểm tra, nếu thấy chỗ đặt nào phù hợp với yêu cầu thì sẽ thực hiện cấp booking và gửi booking confirmation và packing list theo form của hãng. Đây cũng chính là lệnh cấp container rỗng của hãng tàu đó.
Thông tin có trên Lệnh cấp container rỗng bao gồm: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng( closing time), cảng chuyển tải (port of discharge (nếu có)), …
Bước 3:
Qua forwarder khách hàng sẽ nhận được thông tin và chuẩn bị hàng để đóng và làm các thủ tục hải quan cần thiết. Lúc này nhân viên sẽ nhận được lệnh và cấp container rỗng theo lệnh để đi đóng hàng.
Một số điều cần lưu ý khi lấy Booking note
Một số lưu ý khi lấy Booking note mà bạn cần quan tâm, cụ thể:
Ngay khi có dự định lập booking, bạn cần chắc chắn rằng hàng hóa mình chuẩn bị đã đầy đủ và chỉ chờ container rỗng đến để thực hiện đóng hàng và kéo đi.
Cần chủ động nắm rõ giờ tàu chạy để hoàn thành các thủ tục cần thiết khi xuất khẩu và bố trí sao cho hàng lên tàu sớm nhất có thể.
Để có thể chủ động hơn trong việc book tàu bạn cần tìm một forwarder để thực hiện công việc Booking note, bởi họ là những người thông thạo trong việc này vì thế sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn tàu phù hợp và book đúng thời điểm nhất.
Tìm kiếm những đơn vị cung cấp vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp, đáng tin cậy.
Hy vọng sau bài viết này bạn đã hiểu rõ hơn về Booking note là gì ? Cũng như 1 số lưu ý để công việc diễn ra thuận lợi hơn.
Mục lục
